Calendario
Utilizando Outlook se pueden crear citas, eventos o invitar a alguna persona a una
junta. Cuando los eventos ya están en el calendario, se pueden utilizar vistas para
controlar cuáles y cómo serán mostrados los eventos en el calendario.
La vista predeterminada en el calendario es la de Día/semana/mes. Se puede
modificar con el panel de navegación que se encuentra del lado izquierdo de la pantalla.
Del lado izquierdo de la pantalla se localiza la lista de calendarios disponibles,
incluyendo los calendarios compartidos, así como también las opciones para compartir su
calendario y abrir un calendario que le ha sido compartido.
También muestra los intervalos de tiempo de 30 minutos que es el predeterminado por Outlook.
En la esquina superior derecha se encuentra el explorador de fechas, que muestra el calendario del mes actual. Se puede desplazar por los meses haciendo clic en las fechas que están a la derecha y a la izquierda de los encabezados de este calendario. En el navegador de fechas aparecerán en negritas, los días en que tenga registrada alguna cita o compromiso.
Si se prefiere, se puede utilizar y visualizar el cuadro de tareas del lado derecho de la pantalla, para activarla se utiliza el menú vista <view>, Cuadro de tareas <Task Pad>.
Creando Citas
La forma de crear una cita es muy sencilla. Solo tiene que seguir las siguientes
indicaciones:
1. Hacer clic en el día y la hora que desea la cita
2. Teclear el asunto del mismo. Si la cita va a durar más de media hora, posicione el
ratón en la parte inferior de su cita y arrastre hasta que ocupe el tiempo necesario.
Existe otra forma de crear una cita esta es:
1. Hacer doble clic en el día y la hora que desea la cita.
2. Teclee en asunto <subject> el tema de la cita. En ubicación <Location>, el lugar
en donde se llevará a acabo dicha cita. Si así lo desea puede modificar la fecha de
la cita, así como también la hora de comienzo <Start time>, así como también la
hora en que terminará <End time>. De preferencia mostrar el tiempo como
ocupado <Show time as> y si lo necesita puede modificar el tiempo antes en que
le debe de enviar el aviso de la junta.
3. Haga Clic en Guardar y cerrar <save and close>
Otra forma de crear la cita es hacer clic en el botón <New> y seguir los pasos 2 y 3 del proceso anterior.
Creando una reuniones
Una de las funciones que son de mucha ayuda para nuestro trabajo, es la facilidad
de convocar a una reunión, Outlook nos proporciona la facilidad de verificar la
disponibilidad de los participantes a dicha reunión y poder decidir el mejor momento para
llevarla acabo.
Para crear una reunión realizar los siguientes pasos:
1. Hacer clic en el botón Nuevo <New>
2. Capturar la información de la reunión. Asunto <subject>, ubicación <Location>,
comienzo <start time>, Fin <end time>
3. Si así lo desea en el campo de notas puede agregar información sobre el propósito
de la reunión, insertar un documento, o los puntos a discutir.
4. En la barra de herramientas hacer clic en el botón Invitar a los asistentes <Invite
Attendees>
5. Hacer clic en el botón Para <To>. Lo cual abrirá un cuadro de diálogo para
seleccionar a los asistentes a la reunión es importante asegurarse de que nos está
desplegando la información de la lista global de direcciones <global address list>
en el campo <show name from the>.
6. Al terminar de seleccionar los asistentes hacer clic en el botón Aceptar <ok>
7. Hacer clic en la página de horarios <scheduling>. Aquí podemos ver la
disponibilidad de las personas que asistirán a la reunión, es muy fácil interpretar
los espacios de disponibilidad en la parte baja de la pantalla nos muestra la forma
de interpretarlo.
8. Hacer clic en el botón enviar <send> si los asistentes tienen espacios de
disponibilidad a la hora en que estableció la reunión.
Al enviar la cita todos los destinatarios recibirán en su bandeja de entrada <inbox>
una convocatoria a la reunión <meeting request>, es importante mencionar que les llegará
en la bandeja de entrada del Mail box, no en las carpetas personales, para que puedan
contestar a la invitación solo es necesario abrir la invitación y contestar utilizando los
botones ubicados en la parte superior del mensaje (aceptar, tentativo y Declinar). Al
seleccionar la respuesta se desplegara un recuadro que les permitirá enviar su respuesta o
editarla antes de enviarla en caso de que sea necesario hacer algún comentario o
aclaración.
En cuanto los asistentes le envíen sus respuestas usted recibirá los mensajes con el
asunto editado anteponiendo el prefijo Aceptado, rechazado o tentativo e ira actualizando
su calendario y el de los invitados. Outlook llevará un registro de las respuestas que le
han enviado, abriendo la reunión y haciendo clic en la página seguimiento <tracking>.
Creando citas periódicas
Las citas periódicas se utilizan cuando usted tiene citas anuales, mensuales o
semanales, no es necesario crear cada una de las citas. Usted puede crear citas periódicas
utilizando el mismo método que utilizó al crear una cita o una reunión.
1. Crear una nueva cita
2. Hacer clic en el botón Periodicidad <Recurrence>
3. Seleccione la frecuencia de la cita ya sea diaria, mensual o anual. Se puede
generar la frecuencia que usted requiere simplemente ajustando los valores que se
le piden en cada cuadro.
4. Seleccione el intervalo de la repetición, es decir cuando comienza y hasta que día
deberá llevarse acabo la cita.
5. Hacer clic en aceptar <Ok> para cerrar el cuadro de diálogo.
6. Hacer clic en guardar y cerrar <Save and Close> En el lugar donde suele estar la
fecha y hora de comienzo y fin, se muestra las características de la cita periódica.
Al abrir la cita, Outlook le preguntara si requiere modificar o eliminar todas las
peticiones o solo una de ellas.
Cuando selecciona el calendario con el clic derecho, le muestra las siguientes
opciones:
• Nueva cita <New Appointment> — Crea una nueva cita.
• Nuevo evento de todo el día <New All Day Event> — Como su nombre lo dice
crea un evento el cual le tomara todo el día de trabajo.
• Nueva Solicitud de reunión <New Meeting Request> — Envía una solicitud de
cita a otra persona por correo electrónico.
• Nueva solicitud de reunión a <New Meeting Request With> — Esta opción solo
esta disponible cuando esta abierto un calendario compartido.
• Nueva cita recurrente <New Recurring Appointment> — Crea una nueva cita que
se repetirá con cierta frecuencia.
• Nuevo evento recurrente <New Recurring Event> — Crea un evento de todo el
día con cierta frecuencia.
• Nueva reunión recurrente <New Recurring Meeting> — Envía una solicitud de
junta por correo, donde esta reunión se repetirá con cierta frecuencia.
En el menú de acciones <Actions> nos muestra las opciones planear una reunión
(Plan a Meeting) y Ver disponibilidad de grupo <View Group Schedules>. Planear una
reunión muestra la disponibilidad de las personas que agreguemos a la lista, se verifica la
disponibilidad y después se puede crear una reunión seleccionando el botón crear una
reunión <Make a Meeting>.
La opción Ver disponibilidad del grupo, nos ayuda a crear una lista de los colegas. Es
como una lista de distribución en la que podremos conocer la disponibilidad de tiempo de
nuestros colegas. Lo único que se debe de hacer para crear un grupo es:
1. Seleccionar la acción. Aparece un cuadro de diálogo de la que seleccionamos el
botón nuevo <new>.
2. Teclear el nombre del grupo, y hacer clic en el botón aceptar <ok>.
3. Agregar a las personas seleccionando el botón agregar a otros <Add others>.
después agregar del la lista de direcciones <Add from address book> es
importante verificar que tomamos la información de la lista global de direcciones
<global address list> lo podemos comprobar del lado derecho superior del cuadro
de diálogo, para seleccionar la lista global seleccionar la flecha de lista
desplegable y seleccionar <Global Address list>. Se selecciona a las personas que
formaran parte de nuestro grupo, se hace clic en el botón aceptar <ok> y
posteriormente podremos la disponibilidad de las personas seleccionadas.
4. Seleccionar guardar y cerrar <save and close>.
Compartir calendario
Algunas ocasiones se requieren compartir la agenda con otra persona ya sea para crearle
citas o simplemente para leer la información que tiene, para ello puede seguir los
siguientes pasos:
1. Ir a Calendario
2. Ir al panel de navegación y hacer clic en e compartir mi calendario <Share my
calendar>
3. En el cuadro de permisos <permissions> dentro del cuadro propiedades del
calendario <Calendar properties>. Hacer clic en el botón agregar <add>
4. Seleccionar el nombre de la persona a la que desea darle permisos para compartir.
5. Hace clic en agregar <add>
6. Hacer clic en Aceptar <ok>
7. En el cuadro nombres <name>, hacer clic en el nombre de la persona que acaba
de agregar, después asignarle el nivel de permisos que desea seleccionándolos de
la lista de Nivel de permisos <Permission level>
Con este Nivel de permisos Usted puede
Owner
Crear, leer, modificar y borrar todos los elementos y archivos, así
como también crear subcarpetas. Como propietario de la carpeta usted
pude cambiar los niveles de permisos.
Publishing Editor
Crea, lee, modificar y borra todos los elementos y archivos, y puede
crear subcarpetas.
Editor Crear, lee, modifica, y borra todos los elementos y archivos.
Publishing Autor Crea y lee elementos y archivos, crea subcarpetas y modifica y borra
elementos y archivos creados por el mismo.
Autor Crea y lee elementos y archivos, así como también modifica y borra
sus propios elementos y archivos.
Contributor Solamente crea elementos y archivos. El contenido de la carpeta no
aparece.
Reviewer Solamente lee elementos y archivos.
Custom Desempeña actividades definidas por el dueño de la carpeta.
None No tiene permisos, es decir no puede abrir la carpeta.
8. Por ultimo seleccionar el botón aceptar <ok>
Agregar Calendario compartido
Para abrir un calendario o agenda compartida solo debe de seguir los siguientes
pasos:
1. Ir a la carpeta <Calendar> o calendario.
2. De la barra de navegación ubicada del lado izquierdo de la pantalla, seleccionar
<Open a Shared Calendar>
3. Seleccionamos el botón <Name>
5. En esa pantalla en <Show Names From the> se selecciona <Global Address List>.
6. Al seleccionar <Global Address List> aparece una lista de personas, de ese lista
se selecciona el nombre de la persona de la que se quiere leer su agenda (esta
información se las proporcionaremos), se puede hacer una buscada tecleando el
nombre de la persona en el donde dice <Type Name or Select from List>.
7. Se selecciona el nombre y después se da clic al botón <OK>. Regresándonos al
menú anterior.
8. Aquí seleccionamos <Ok>. Aparece el nombre de la persona en la barra de
navegación del lado izquierdo.
Utilizando etiquetas
Outlook habilita el código de colores para tus citas. Esto hace mucho más fácil
identificar que tipo de cita es. El campo de etiqueta en las citas, incluye diez colores y
una opción más sin color. Estos colores no se pueden modificar pero si se puede
personalizar las etiquetas que identifica cada color. Para personalizar las etiques siga los
siguientes pasos.
1. Ir al menú Editar <edit>
2. Seleccionar etiquetas <Label>
3. Seleccionar Editar etiquetas <edit labels>
4. Aparecerá un cuadro donde se puede editar cada uno de los nombres de las
etiquetas.
Es recomendable que hay nombrar cada color llegue a un acuerdo con sus colegas
para que todo el departamento utilice el mismo código de colores.
Vistas (view)
En la carpeta de calendario cuenta con varias opciones de vistas, entre las que
encontramos las siguientes: El de día/semana/mes <The Day/Week/Month> y
día/semana/mes con vista previa <Day/Week/Month View with AutoPreview> las cuales
nos muestran la información en forma de calendario, Citas activas <Active
Appointments>, eventos <Events>, citas recurrentes <Recurring Appointments>, Eventos
anuales <Annual Events> y por categoría <By category>, utilizan un formato de tabla.
La vista por día/semana/mes <Day/Week/Month> puede mostrar múltiples
calendarios, y puede mostrar días específicos de cada calendario.
Si desea tener el listado de vista en el panel de navegación solo debe ir al menú
vista <View>, ordenar por <Arrage by> y seleccionar mostrar vistas en el panel de
navegación <Show views in navegation panel>.
Convertir mensajes en citas
Para convertir los mensajes en citas solo debe seguir los siguientes pasos:
1. Seleccionar el mensaje con el clic derecho del ratón.
2. Arrastrar el mensaje hasta el icono o fólder Calendario <calendar> manteniendo
presionado el botón derecho del rato.
3. Seleccionar la primera opción Copiar aquí como cita con texto <copy here as
appointment with text>. Las otras opciones que se tienen son las siguientes:
a. Copiar aquí como cita con texto <copy here as appointment with text> –
Esta opción genera una copia del mensaje y lo agrega a la cita como texto.
b. Copiar aquí como cita con acceso directo <copy here as appointment with
shortcut> – Esta opción genera una cita con un icono de acceso directo al
mensaje.
c. Copiar aquí como una cita con archivo adjunto <copy here as appointment
with text> – Esta opción es parecida a la anterior, solo que en este caso
guarda el mensaje en la cita.
d. Mover aquí como una cita con archivo adjunto <copy here as appointment
with text> – esta opción guarda el archivo como adjunto y además borra el
mensaje de la bandeja de entrada.
4. Con lo anterior se genera una cita.
a. Outlook copia el asunto del mensaje <subject> al asunto de la cita. Se
puede modificar según su preferencia.
b. Introducir la fecha y hora de comienzo de la cita o reunión.
c. Introducir la fecha y hora de fin de la cita o reunión.
d. Activar el aviso <reminder> si así lo desea.
e. Seleccionar el estatus de cómo se mostrara la hora: ocupado <busy>,
provisional <tentative>, Fuera de la oficina <out to office> o libre <free>.
5. Hacer clic en guardar y salvar <save and close>
6. Si lo desea borre el mensaje de la bandeja de entrar <inbox> o muévalo a alguna
carpeta.
Contactos
Utilizando contactos, se puede almacenar nombres, direcciones de correo
electrónico y postales, números de teléfono, e incluir datos personales, como nombre de
los hijos, esposa, fecha de aniversario, entre otros.
La forma de los contactos contiene cinco pestañas:
• General – Contiene el nombre, correo electrónico, campos de teléfono,
dirección postal.
• Detalles <details> – Contiene información sobre la oficina, información
personal, de net meeting y configuración del servidor de disponibilidad.
• Actividades <Activities> – Es una lista de otros elementos de Outlook
ligados a los contactos. Es decir con esta se pueden hacer los seguimientos
de las interacciones con un determinado contacto, como las citas, tareas,
correos enviados.
• Certificados <Certificates> – Es una lista de todas las certificaciones
digitales asociadas con los contactos. Los certificados se utilizan para
evitar el acceso no autorizado a las redes.
• Todos los campos <All fields> – Es una lista de los campos de contactos.
Todos los campos son edítales.
Cuando se agregan fechas de cumpleaños y aniversario en los contactos
automáticamente se agrega el evento recurrente en el calendario.
Creando un nuevo contacto
Para crear un nuevo contacto siga las siguientes instrucciones:
1. Ir a contactos.
2. Hacer clic en el botón Nuevo <new>, este abre la forma de contacto en blanco.
3. En el cuadro de texto nombre completo <Full Name> escriba el nombre de la
persona.
4. Escribir los datos que crea conveniente para esta persona.
5. Ir a la pestaña detalles <details> s así lo cree conveniente y de de alta la
información correspondiente.
6. Haga clic en guardar y cerrar <save and close> en cuanto termine de dar de alta
los datos.
Después de haber creado un nuevo contacto, se pueden utilizar las acciones
disponibles para el contacto desde el menú Acciones <Actions> o seleccionando el
contacto con el clic derecho. Con solo hacer uso de las acciones se puede enviar un
nuevo mensaje al contacto o contactos seleccionados. Otras de las acciones que se pueden
realizar son las siguientes:
• Enviar un correo electrónico al contacto
• Crear una nueva cita, reunión, tarea, reporte de actividades con el contacto.
• Ligar el contacto con algún elemento de Outlook o archive.
• Hablarle al contacto utilizando el número de teléfono dado de alta en la forma.
• Abrir la página <web> del contacto.
• Crear un nuevo contacto utilizando la información de la compañía del contacto
seleccionado.
Utilizando Categorías
Muchas personas seleccionan múltiples carpetas para categorizar sus contactos, ya
sea una de contactos personales, otra de negocios, o por compaña y organización. Cuando
se aprende a utilizar las categorías eficientemente, se puede descubrir que tener múltiples
carpetas es una de las peores maneras de administrar los contactos. Uno de los grandes
problemas que se pueden encontrar es mantener múltiples copias de los contactos, como
aquellos contactos que son personales y de negocio por ejemplo. Cuando se utilizan
categorías se pueden utilizar múltiples categorías en un contacto. Además las agendas
personales solo se pueden sincronizar con una lista de contactos no varios a menos que se
compre una aplicación especial para realizar esta acción.
Las categorías se pueden personalizar, para ello solo hay que seguir las siguientes
instrucciones:
1. Abrir una forma de contacto
2. Seleccionar el botón Categorías <categories> ubicada en la parte baja de la forma
3. Se abre un cuadro del cual seleccionamos el botón <Master Category list>.
4. Borrar las categorías preestablecidas seleccionándolas y haciendo clic al botón
borrar <delete>.
5. Agregar las categorías correspondientes tecleando el nombre de la categoría en el
cuadro de texto nueva categoría <new category> correspondiente y haciendo clic
en el botón agregar <add>.
6. Al terminar de agregar las categorías seleccionar el botón aceptar <ok>.
7. Hacer clic en aceptar
8. Salirse de la forma de contacto.
Para agregarle categoría a un contacto solo hay que abrir el contacto, ir a la parte
inferior de la forma y seleccionar el botón Categorías <categories>, seleccionar la
categoría correspondiente, hacer clic en el botón guardar y salir.
Vistas
El formato predeterminado para las vistas es de dos tipos, el de tarjetas de
direcciones y la vista de tablas. La tabla nos habilita a ver los contactos en grupos, por
categorías y por compañía. Haciendo más fácil localizar el contacto que se requiere.
Las tarjetas de direcciones <Address cards> y las direcciones detalladas <detailed
address cards> nos muestra la información básica de cada contacto. Las vistas restantes
utilizan el formato de tabla. La vista por lista de teléfono es la única que no utiliza la
agrupación de contactos. Las vistas por categoría <By Category>, Por ubicación (By
Location), por banderas marcadas <By Follow-up Flag> son las vistas que agrupan la
información por esos campos.
Exceptuando las vistas por tarjetas de direcciones y tarjetas de direcciones
detalladas, pueden agregar contactos en las celdas ubicadas en la parte superior de la
pantalla. Es importante agregar que cuando los contactos se agrupan por campo se
pueden arrastrar
Importar y exportar contactos
Unas de las formas fáciles de mover los contactos entre los usuarios es importando y
exportándolos. Para hacerlo siga las siguientes instrucciones.
1. Utilice el menú archivo <file>, importar y exportar <import and export> lo cual
abre el asistente <wizard> de importar y exportar.
2. Seleccione importar de otro programa o archivo <Import from Another Program
or File>
3. Seleccione el archivo de carpetas personales (.pst)
4. Busque la carpeta persona que usted quiera importar. Cuando usted importa
registros, tiene la opción de duplicar, reemplazar la información a ser creada, o no
importar elementos que estén duplicados.
5. Seleccione el fólder de la cual se quiere importar, seleccionar la casilla para
incluir las subcarpetas, si se quiere importar subcarpetas.
6. Establezca los filtros que quiere utilizar para limitar los elementos importados.
7. Hacer clic en terminar cuando usted se encuentre listo de importar los elementos.
Exportar elementos de Outlook a un archivo <pst>, funciona de la misma manera.
Importar y exportar soporta una variedad de formato incluyendo el CSV, texto limitado
por tabuladores y el formato Excel.
Crear listas de distribución
En los contactos también se pude almacenar las listas de distribución, es decir lista de
compañeros de trabajo, amigos etc. Para crear la lista de distribución seguir las siguientes
indicaciones:
1. Hacer clic en la flecha del botón <new>, estando en la carpeta de contacto.
2. Seleccionar Nueva lista de distribución <new distribution list> y haga clic en
aceptar <ok>.
3. Se abre una ventana en donde se teclea en nombre de la lista de distribución.
4. Hacer clic en el botón seleccionar miembros <Select members> y seleccione de la
lista de contactos a las miembros de su lista. Puede seleccionar el botón <Add
new> cuando no tiene dado de alta a un miembro de la lista en los contactos.
5. Hacer clic a aceptar cuando termine de agregar los miembros de la lista.
6. Hacer clic en el botón Guardar y cerrar <save and close>.
Al guardar la lista de distribución ya puede utilizarse para enviarle correos, solo tiene
que agregar en para o con copia a la lista de distribución, aparecerá el nombre de la lista a
lado de un signo mas, lo cual al hacerle clic podrá desplegar el listado de los miembros.
Cuando cambia la dirección de correo de alguno de los contactos, lo que debe de
hacer es abrir la lista de distribución y seleccionar el botón actualizar ahora <update
now>
Tareas
Utilizar tareas es una forma útil para organizarse y para tener presente los
pendientes que se tienen, se le puede agregar a las tareas recordatorios para no olvidarlas
y poder llevarlas a la acción.
Creando tareas
Para crear tareas siga las siguientes indicaciones:
1. Hacer clic en el botón nuevo <new> estando en la carpeta tareas
2. En el cuadro asunto teclear una breve descripción que especifique la tarea o
actividad pendiente
3. Seleccionar la fecha en que comenzara la tarea <Start time>.
4. posteriormente seleccionar la fecha de vencimiento <due date>.
5. Si lo necesita cambie la prioridad de la tarea, ya sea de normal a baja o a alta.
6. Si requiere un aviso para comenzar la tarea seleccione el cuadro aviso <reminder>
para establecer el día y la hora en que comenzara a trabajar en el pendiente,también puede manejar el estatus de la tarea, el porcentaje de avance, y las
categorías, para que pueda reflejar detalles mas exactos de la tarea.
7. En el campo notas, agregue algún comentario si es necesario.
Cuando la tarea es terminada se debe de marcar como completada en la lista de
tareas. Para completar una tarea, vaya al campo estatus y actualícela seleccionando
completada, o si se encuentra en la lista de tareas activas soplo tienen que marcar la
casilla de verificación. Cuando se marca como completada la tarea cambia el color de la
letra a gris y tacha el texto de la misma. No se elimina de la lista de tareas.
Es importante mencionar que la forma de tareas cuenta con una pestaña de detalles,
donde puede hacer el seguimiento de la información adicional sobre la tarea., Outlook
llena automáticamente el campo fecha de finalización <date completed> cuando se marca
la tarea como completada. Se puede registrar el numero de horas que se estima tomará
terminar la tarea <total work>, en el campo trabajo real <real work> se puede registrar el
tiempo que le tomo en realidad llevarla a cabo. Los cuatro campos restantes se utilizan
para registrar el kilometraje, facturación, contactos y organización involucrados.
Convertir mensajes en tareas
Se puede crear una tarea de un correo, arrastrando el mensaje (como se hace con los
mensajes que se convierten en citas). Para ello podemos seguir las siguientes
instrucciones:
1. Seleccionar el mensaje con el clic derecho del ratón.
2. Arrastrar el mensaje hasta el icono o fólder tarea <task> manteniendo presionado
el botón derecho del rato.
3. Seleccionar la primera opción Copiar aquí como tarea con texto <copy here as
appointment with text>. Las otras opciones que se tienen son las siguientes:
a. Copiar aquí como tarea con texto <copy here as task with text> – Esta
opción genera una copia del mensaje y lo agrega a la tarea como texto.
b. Copiar aquí como tarea con acceso directo <copy here as task with
shortcut> – Esta opción genera una tarea con un icono de acceso directo al
mensaje.
c. Copiar aquí como una tarea con archivo adjunto <copy here as task with
text> – Esta opción es parecida a la anterior, solo que en este caso guarda
el mensaje en la tarea.
d. Mover aquí como una tarea con archivo adjunto <copy here as task with
text> – esta opción guarda el archivo como adjunto y además borra el
mensaje de la bandeja de entrada.
4. Con lo anterior se genera una tarea.
a. Outlook copia el asunto del mensaje <subject> al asunto de la tarea. Se
puede modificar según su preferencia.
b. Seleccionar la fecha inicio <start date> de la tarea (el día en que
comenzara a trabajar en dicha tarea).
c. Teclear la fecha de vencimiento <due date> para las tareas.
d. Complete la información que sean útiles para usted.
5. Hacer clic en guardar y salvar <save and close>.
6. Si lo desea borre el mensaje de la bandeja de entrar <inbox> o muévalo a alguna
carpeta.
Vistas
Los tareas se pueden ver de dos formas a través de la carpeta de tareas y por medio
del panel de tareas <task pad> en la carpeta de calendario. Las vistas con las que cuenta
la incluyen:
• Lista simple <Simple List> — Despliega el asunto <subject> y la fecha de
vencimiento <due date>.
• Lista detallada <Detailed List> — Incluye el asunto <Subject>, fecha de
vencimiento <Due Date, Status>, porcentaje de avance <% Complete>, y el
campo categorías <Categories>.
• Tareas activas <Active Tasks> — Muestra solamente las tareas incompletes y
tareas no comenzadas.
• Siguientes siete días <Next Seven Days> — Despliega las tareas a vender en los
siguientes siete días.
• Tareas vencidas <Overdue Tasks> — Lista todas las áreas aun no terminadas en
las fecha de vencimiento pasada.
• Por categoría <By Category>— Agrupa las tareas por categoría.
• Asignadas <Assignment> — Despliega solamente las tareas asignadas a usted.
• Por persona responsable <By Person Responsable> — Agrupa las tareas por el
dueño de la tarea.
• Tareas terminadas <Completed Tasks>— Muestra solamente las tareas
terminadas y la fecha en que fueron terminadas.
• Tareas por línea de tiempo <Task Timeline>— Despliega las tareas en una línea
de tiempo.
El panel de tareas mostrada en la vista de día/semana/mes del calendario puede ser
cambiado y personalizado. Selecciona con el clic derecho en el encabezado para acceder
algunas opciones personalizadas. Ahí también se pueden crear nuevas tareas, y marcarlas
las tareas como terminadas.
Asignando tareas a otros <delegando tareas>
Unas de las facilidades de Outlook es la capacidad de asignar tareas a otros,
enviándolas por correo electrónico. Para crear una tarea y asignarla siga los siguientes
pasos:
1. Crear una tarea
2. Llenar la información correspondiente a la tarea.
3. Seleccionar el botón asignar tarea <Assign task>.
4. Seleccionar el botón para <to>, asegurarse de estar en la lista global <global
Address list>.
5. seleccionar de la lista global a la persona o personas a las que le asignara la tarea.
6. Seleccionar el botón aceptar <ok>.
7. Seleccionar las casillas de verificación de:
a. Mantener una copia actualizada de esta tarea en mi lista de tareas <Keep
an update copy of this task on my task list>.
b. envíame un reporte de estatus cuando esta tarea sea terminada <send me a
status report when this task is complete>.
8. Envíe la tarea seleccionando el botón enviar <enviar>.
Si usted se arrepiente de asignar la tarea puede seleccionar el botón Cancelar la
asignación <Cancel Assigment>.
La persona a la que se le asigno la tarea, la recibe y puede aceptar o rechazar la tarea.
Después de hacer la selección le preguntara si quiere enviar la respuesta inmediatamente
o si desea editarla primero. Cuando seleccionar editar <edit comment> la forma de la
tarea se abrirá para agregar los comentarios en el campo de nota. En cuanto se acepta la
tarea esta es agregada a la carpeta de tareas. Conforme el o ella actualice el estatus de la tarea a usted le llegara un reporte de la misma. Cuando se envía una tarea a dos o mas
personas la copia de la tarea no puede ser actualizada.
En vez de aceptar o rechazar la tarea, usted puede reasignarla. Abra la tarea asignada
y seleccione Asignar tarea <Assign task> en vez de aceptar o rechazar. La tarea es
agregada a su carpeta de tareas y será actualizada, pero la copia original de la tarea no
podrá ser actualizada.
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Ficha Ayuda
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